Surat
Arti
:
Surat adalah
sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya
mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan;
alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.
Fungsi
:
1.
Alat bukti tertulis : adanya hitam di
atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau
salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi.
2.
Alat pengingat : berguna untuk
mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.
Bukti historis : berguna sebagai bahan
riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4.
Duta organisasi : surat dapat
mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau
kantor yang bersangkutan.
5.
Pedoman : surat juga merupakan pedoman
dalam pelaksanaan pekerjaan.
Jenis
:
Surat pribadi
Surat pribadi adalah
surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
1.
Tidak menggunakan kop surat
2.
Tidak ada nomor surat
3.
Salam pembuka dan penutup bervariasi
4.
Penggunaan bahasa bebas, sesuai
keinginan penulis
5.
Format surat bebas
Surat Surat Resmi
Surat resmi adalah
surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi :
1.
Menggunakan kop surat apabila
dikeluarkan organisasi
2.
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang lazim
4.
Penggunaan ragam bahasa resmi
5.
Menyertakan cap atau stempel dari
lembaga resmi
6.
Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat
resmi:
·
Kepala/kop surat
·
Kop surat terdiri dari:
1.
Nama instansi/lembaga, ditulis dengan
huruf kapital/huruf besar.
2.
Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan
variasi huruf besar dan kecil
3.
Logo instansi/lembaga
·
Nomor surat, yakni urutan surat yang
dikirimkan
·
Lampiran, berisi lembaran lain yang
disertakan selain surat
·
Hal, berupa garis besar isi surat
·
Tanggal surat (penulisan di sebelah
kanan sejajar dengan nomor surat)
·
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata
kepada)
·
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda
koma)
·
Isi surat
·
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal,
waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan
berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
·
Penutup surat
·
Penutup surat, berisi :
1.
salam penutup
2.
jabatan
3.
tanda tangan
4.
nama (biasanya disertai nomor induk
pegawai atau NIP)
·
Tembusan surat, berupa
penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi
badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha
jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar
sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli,
kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan
surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat
penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan
untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.
Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :
1.
Menggunakan kop surat dan instansi atau
lembaga yang bersangkutan
2.
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan
perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang baku
4.
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5.
Menggunakan cap atau stempel instansi
atau kantor pembuat surat
6.
Format surat tertentu
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan
adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di
sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan
termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu
yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki
bagian-bagian seperti berikut ini.:
·
Kepala surat
·
Tempat dan tanggal pembuatan surat
·
Nomor surat
·
Lampiran
·
Hal atau perihal
·
Alamat tujuan
·
Salam pembuka
·
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga
bagian pokok yaitu :
1.
paragraf pembuka
2.
isi surat
3.
paragraf penutup
·
Salam penutup
·
Tanda tangan dan nama terang
Tidak ada komentar:
Posting Komentar